Comment gérer les imprévus sur un événement

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La réalisation d’un événement demande une organisation méticuleuse. Et quand bien même votre programmation a été réalisée dans le moindre détail, vous n’êtes jamais à l’abri d’un imprévu. Nos professionnels de l’événementiel vous apportent leurs conseils d’experts quant à la gestion des petits pépins lors d’un événement.

Faire le rétroplanning de votre événement

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Pour minimiser au maximum le risque d’imprévu, vous devez impérativement déterminer toutes les étapes de votre événement et faire en sorte qu’elles respectent un planning précis. Détailler le planning de votre événement vous permettra, d’une part, de pas oublier une prestation (voire un prestataire) et, d’autre part, de fixer des délais adéquats. Ce dernier élément est très important pour éviter les débordements horaires (une prestation débordant sur une autre risque de chambouler entièrement le cours de votre événement) et nécessite donc d’être soigneusement examiné. Pour cela, il vous est chaudement recommandé d’entamer votre rétroplanning le plus tôt possible afin d’avoir le temps de passer tous les détails de votre séminaire/soirée d’entreprise/conférence au peigne fin. Dans cette optique, nous pouvons tout à fait vous assister dans la conception d’un rétroplanning fiable et minutieux.

Toujours prévoir un plan B

plan-b2 S’il est impossible d’anticiper tous les imprévus, il est toutefois possible de prévoir un filet de sécurité. Pour diverses raisons (problème de transport, manque de personnel, surbooking, etc.), votre événement peut ne pas se dérouler comme vous le souhaitiez. Mais cela ne signifie pas forcément que tout le programme est ruiné ! Vous pouvez par exemple réserver un autre hébergement par mesure de sécurité la première nuit, prévoir un second prestataire en cas d’absence et d’autres éléments qui vous offriront une roue de secours en cas d’imprévu. Bien entendu, il ne s’agit pas de programmer un second événement en parallèle, mais simplement de mettre le doigt sur les éléments indispensables de votre événement qui méritent d’avoir un plan B (le transport et l’hébergement éventuel faisant partie des piliers). De par notre connaissance du métier, nous pouvons vous aider à mettre en place des situations alternatives.

Apprendre à accepter les imprévus

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Si malgré toutes les précautions prises, votre événement est sujet à un imprévu le jour J, la meilleure attitude est d’accepter celui-ci, afin de pouvoir le gérer de la façon la plus calme possible. En laissant entrer vos émotions de façon trop importante, vous risquez très probablement de perdre le contrôle et céder à la panique. En tant qu’organisateur, il est important que vous gardiez une image de self-control auprès de votre équipe. Par ailleurs, les réactions à chaud sont généralement peu productives pour trouver des alternatives. Mieux vaut prendre du recul sur la situation afin de pouvoir y apporter une réponse adéquate. En outre, un bon organisateur est aussi une personne qui sait s’adapter à différents types de situations et rebondir le moment venu : essayez de voir en quoi cette nouvelle situation peut vous apporter une opportunité. Parfois, en changeant de trajectoire, il s’avère que la seconde option était encore meilleure que la première. Vos collaborateurs retiendront de vous que vous êtes en capacité de vous adapter au changement et fédérer les troupes, même dans les moments les plus difficiles. Soit la clé d’un bon manager !

Mais parce qu’il faut aussi savoir demander de l’aide à un certain moment, nous pouvons vous assister dans cette étape et vous proposer des solutions appropriées. En nous faisant part de votre projet, nous pouvons vous aider à mieux l’appréhender et vous apporter un regard extérieur ainsi qu’une réponse opportune, grâce à notre connaissance du métier. N’hésitez pas à nous contacter !

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